【2025年版】ペーパーレス会議システムとは？メリット・選び方とおすすめWebカメラ3選を徹底解説！

「紙の資料を印刷して配るのが大変」「情報共有にムダが多い」「資料がどこにあるか分からなくなる」──そんな悩み、ありませんか？

そこで注目されているのがペーパーレス会議システムです。この記事では、ペーパーレス化の基本から、導入するメリット、実際の活用方法までをわかりやすくご紹介。そして、システムを最大限活用するためのおすすめWebカメラもあわせて解説していきます！

Web会議システムとペーパーレス化の関係

Web会議システムとは、インターネットを使って離れた場所にいる人たちとリアルタイムで会議を行えるツールのことです。パソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末からアクセスでき、音声・映像・チャット・画面共有などを通じて円滑なコミュニケーションを可能にします。

主な特徴としては、以下のような機能が挙げられます：

これらの機能により、物理的に同じ場所にいなくても、あたかも対面で話しているかのような臨場感を実現できます。特に、テレワークやハイブリッドワークの普及により、今や多くの企業にとって欠かせない存在となっています。

最近のweb会議システムは、ただ話すだけじゃありません。資料の共有、同時編集、録画など、さまざまな機能が搭載されています。こうした機能を活用することで、紙を使わずにスムーズな会議運営が実現できます。

つまり、ペーパーレス会議システムとWeb会議システムはセットで使うのがベストなんです。

最近では、tv会議システムやオンライン会議システムも大きく進化。大画面での資料表示や、多地点接続も当たり前にできるようになりました。これにより、会議の質がグンとアップ。

クラウド型の会議システムを使えば、どこにいてもリアルタイムで参加可能。コロナ禍で広がったテレワークの流れは、今後も続いていくでしょう。

まず大きいのが印刷コストの削減です。紙代、印刷代、保管スペース…。積み重なると年間で相当な金額に。ペーパーレス化でそれらを一気にカットできます。

資料の配布や差し替えがボタン一つで完了。ミスも減り、情報共有が早く正確に。

紙の資料は紛失や盗難のリスクがありますが、ペーパーレス会議システムではアクセス管理や閲覧制限が可能。安全性もバッチリです。

ペーパーレス会議は、環境に配慮した働き方そのもの。企業イメージの向上にもつながります。

特に多拠点展開している企業や、頻繁に会議を行う企業にはおすすめです。

基本情報：Google Workspaceに標準搭載。無料プランもあり。
主な機能：ワンクリック参加、リアルタイム字幕、画面共有、録画（有料）
特徴：Googleカレンダーとの連携で会議設定が超簡単。メール送信→会議リンク作成→招待まで自動化できる。
おすすめユーザー：
- Gmail・Googleカレンダー・Googleドライブを日常的に使う企業
- コストを抑えてWeb会議を導入したいスタートアップ
ポイント：資料もGoogleスライドやドキュメントで共有すれば、完全に紙レスで議論が可能。