Wie man einen effektiven Projektplan in 6 einfachen Schritten erstellt

Was ist ein Projektplan?

Ein Projektplan – auch als Arbeitsplan bekannt – ist die Blaupause für den gesamten Projektverlauf. Er ist wie eine Landkarte, die genau beschreibt, wie Sie vom Startpunkt (Projektbeginn) zum Ziel (erfolgreicher Projektabschluss) gelangen.

„Ein Projektplan ist ein Aktionsplan, der darlegt, wie Projektziele erreicht werden sollen“, erklärt Jami Yazdani, zertifizierte Project Management Professional (PMP), Projektcoach und Gründerin von Yazdani Consulting and Facilitation.

Ein umfassender Projektplan enthält den Zeitplan, den Projektumfang, Fälligkeitstermine und Lieferobjekte. Für jedes neue, komplexe Vorhaben ist es entscheidend, einen guten Projektplan zu erstellen – sei es anhand einer individuellen Struktur oder mit Hilfe einer projektplan vorlage.

Warum sind Projektpläne so wichtig?

Ein Projektplan gibt Ihnen einen vollständigen Überblick über den Projektverlauf – vom Anfang bis zum Ende – und hilft, eine klare Strategie zu entwickeln. Er bietet allen Beteiligten Orientierung und schafft eine gemeinsame Grundlage, auf der Verantwortlichkeiten klar geregelt sind.

Projektpläne machen Teams agil

Traditionell sind Projekte durch das sogenannte „magische Dreieck“ eingeschränkt: Umfang, Ressourcen (z. B. Budget und Teamgröße) und Zeit. Wenn sich ein Faktor ändert, beeinflusst das automatisch die anderen.

Moderne project planning-Methoden setzen zunehmend auf Agilität und Qualität. Dabei bleiben Ressourcen und Zeit konstant, während ein flexibler Umfang – zum Beispiel in Form von Sprints oder WIP-Limits – eine bessere Ergebnisqualität ermöglicht.

Ein guter Projektplan unterstützt genau diesen agilen Ansatz, indem er Ressourcen, Zeitpläne und Iterationen strukturiert darstellt – ganz gleich, ob Sie mit Scrum oder Kanban arbeiten.

„Projektpläne helfen uns, eine Strategie für den Projekterfolg zu entwickeln. Sie ermöglichen es uns, Faktoren wie Stakeholder, Budget oder Zeitverzögerungen im Vorfeld zu berücksichtigen und darauf zu reagieren“, sagt Yazdani.

Projektpläne schaffen Transparenz

Wenn Sie Ihren projektplan beispiel mit einer umfassenden Projektmanagement-Software erstellen, erhalten Sie eine 360-Grad-Sicht auf Ihr gesamtes Projekt.

Als Projektmanager:in benötigen Sie eine zentrale Informationsquelle über Teammitglieder, Aufgaben, Ziele und Meilensteine. Ein detaillierter Projektplan bietet genau diese Übersicht und hält Ihr Team auf Kurs.

Warum sind Projektpläne wichtig?

Ein durchdachter Projektplan ermöglicht es Ihnen, das gesamte Projekt von Anfang bis Ende zu visualisieren – und eine klare Strategie zu entwickeln, wie Sie von Punkt A nach Punkt B gelangen. Projektpläne geben Stakeholdern Orientierung und schaffen eine gemeinsame Ausgangsbasis, auf die sich Teammitglieder verlassen können.

Projektplanung unterstützt agile Arbeitsweisen

Traditionell unterliegt jedes Projekt dem sogenannten „magischen Dreieck“ des Project Planning: Umfang, Ressourcen (wie Budget und Team) und Zeitrahmen. Eine Veränderung in einem dieser Bereiche beeinflusst zwangsläufig auch die anderen.

Moderne Projektmethoden orientieren sich jedoch zunehmend an agilen Prinzipien mit Fokus auf Qualität. Das bedeutet: Der Zeitrahmen und die Ressourcen bleiben konstant, während der Projektumfang flexibel durch festgelegte Iterationen angepasst wird. Mit Hilfe eines agilen Projektplans – etwa in Form von Sprints (Scrum) oder WIP-Limits (Kanban) – lassen sich diese Prinzipien optimal abbilden.

Wie Jami Yazdani betont:

„Projektpläne helfen uns dabei, eine Strategie zum Projekterfolg zu entwickeln. Dabei berücksichtigen wir alle relevanten Einflussfaktoren – von Stakeholdern über das Budget bis hin zu möglichen Verzögerungen – und planen proaktiv, wie wir Chancen maximieren oder Risiken minimieren können.“

Projektpläne sorgen für vollständige Transparenz

Ein strukturierter Projektplan, idealerweise erstellt mit einer professionellen Projektmanagement-Software, bietet 360-Grad-Transparenz über den gesamten Projektverlauf.

Als Projektleiter:in benötigen Sie eine zentrale Informationsquelle für Aufgaben, Teamverfügbarkeit, Ziele und Zeitpläne. Eine klare Projektplan Vorlage mit allen Eckdaten schafft diese Übersicht – und stellt sicher, dass alle Beteiligten den Überblick behalten und effizient zusammenarbeiten können.

Projektpläne fördern Klarheit, Engagement und Produktivität

Projektpläne helfen zudem dabei, alle Beteiligten auf denselben Stand zu bringen – mit klaren Erwartungen darüber, was, wann und von wem erledigt werden muss.

„Projektpläne schaffen einen Rahmen zur Messung von Projektfortschritt und -erfolg“, erklärt Jami Yazdani. „Sie definieren klare Erwartungen für Stakeholder, indem sie genau darlegen, was erreicht werden soll und wann die jeweiligen Ergebnisse geliefert werden.“

Projektplanung steigert Engagement und Produktivität

Ein gut formulierter Projektplan macht deutlich, wie die Beiträge jedes einzelnen Teammitglieds in den Gesamtkontext des Projekts passen und mit den übergeordneten Unternehmenszielen verknüpft sind. Wenn Mitarbeitende erkennen, wie ihr Einsatz das Unternehmenswachstum konkret vorantreibt, erhöht das das Engagement – ein entscheidender Erfolgsfaktor in jedem Projekt.

„Projektpläne geben Teams Struktur, Zielorientierung und Sinn,“ sagt Yazdani. „Ein transparenter Projektplan zeigt allen Beteiligten, wie ihre Aufgaben zum Projekterfolg beitragen – das motiviert zur Zusammenarbeit und stärkt den Teamgeist.“

So erstellen Sie einen Projektplan in 6 einfachen Schritten

Ein effektiver Projektplan beginnt bereits vor der offiziellen Projektfreigabe – mit strategischer Project Planning. Noch bevor das Projekt startet, sollten Sie eine Kapazitätsplanung durchführen: Welche Ressourcen werden benötigt? Stehen diese über den gesamten Projektzeitraum zur Verfügung? Nur so vermeiden Sie unrealistische Deadlines, Überarbeitung und Qualitätseinbußen.

Auf Grundlage der verfügbaren Kapazitäten können Sie Zeitpläne erstellen, den Projektumfang (Scope) festlegen, Erfolgskriterien definieren, Aufgaben zuweisen und Feedbackprozesse integrieren. Mit den folgenden sechs Schritten gelingt Ihnen ein durchdachter Projektplan – ob mit einer Projektplan Vorlage oder komplett individuell:

1. Projektumfang und Erfolgskriterien festlegen

Ein klar definierter Projektumfang ist entscheidend, um das klassische magische Dreieck oder auch das agile Dreieck (Umfang, Ressourcen, Zeit) im Gleichgewicht zu halten. Ein häufiger Grund für gescheiterte Projekte ist „Scope Creep“ – der schleichende Anstieg von Anforderungen, der Zeit- und Budgetüberschreitungen verursacht.

„Definieren Sie den Projektzweck eindeutig“, rät Jami Yazdani. „Berücksichtigen Sie Einschränkungen wie Budget, Ressourcenverfügbarkeit und Zeitrahmen.“

Ein Projektziel-Statement (Zweckbeschreibung) ist eine kurze Übersicht über das Was, Wer und Warum des Projekts – inklusive Wie und Wann es umgesetzt wird. Doch ebenso wichtig wie der Umfang sind die Metriken, mit denen Sie den Fortschritt messen wollen.

„Legen Sie fest, wie der Erfolg gemessen wird“, empfiehlt Yazdani. „Gibt es Leistungskennzahlen, Qualitätsstandards oder Zielwerte, die erreicht werden müssen?“

Ein gut definierter Projektplan beginnt also immer mit dem Projektziel, dem Umfang und klaren Messgrößen – das bildet die Grundlage für alle weiteren Planungsschritte.

2. Relevante Projektbeteiligte identifizieren

Wer muss beteiligt sein, damit das Projekt erfolgreich wird? Die Stakeholder – also alle, die vom Projekt betroffen sind – sollten frühzeitig bekannt sein.

„Listen Sie Einzelpersonen oder Gruppen auf, die vom Projekt beeinflusst werden“, so Yazdani.

Doch es geht nicht nur um das Wer, sondern auch um das Wie. In welchem Ausmaß müssen diese Personen eingebunden werden? Nutzen Sie digitale Tools wie Confluence, um eine virtuelle Sitzung zur Klärung der Rollen und Zuständigkeiten abzuhalten – und dabei eventuelle Lücken aufzudecken.

Beispiel: Sie planen eine funktionsübergreifende Marketingkampagne. Beteiligt sind Mitarbeitende aus Marketing, Design und Vertrieb. Dann könnten Ihre Stakeholder folgendermaßen gegliedert werden:

• Entscheidungsträger:innen, die bei jedem Schritt involviert sein müssen
• Führungskräfte, die ihre jeweiligen Teams koordinieren
• Kreativteams, die für die konkrete Umsetzung der Kampagne verantwortlich sind

Wenn Sie frühzeitig wissen, wer am Projekt beteiligt sein muss – und wie genau diese Personen eingebunden werden – ist das eine wertvolle Orientierungshilfe für den gesamten weiteren Prozess der Project Planning. Besonders bei der Zuweisung und Erstellung von Aufgaben im Projektplan hilft diese Übersicht enorm weiter.

3. Projektergebnisse (Deliverables) definieren

Jetzt wird es konkret.

Jeder Projektmeilenstein besteht aus einer Reihe greifbarer Aufgaben, die Ihre Teams umsetzen müssen. Während eine strategische Übersicht den großen Rahmen absteckt, sind es klar definierte Arbeitspakete, die den Weg im Tages- und Wochenverlauf ebnen. Erstellen Sie daher eine Liste von konkreten Deliverables, also Ergebnissen, die zur Zielerreichung beitragen.

„Was werden Sie entwickeln, gestalten, erstellen, erreichen oder liefern?“ fragt Jami Yazdani. „Formulieren Sie die konkreten und greifbaren Ergebnisse Ihres Projekts eindeutig.“

Nutzen Sie ein zentrales Tool wie Trello, um die Ergebnisse sichtbar zu machen – etwa mit einer Karte pro Deliverable. So bleibt der Arbeitsfluss transparent und organisiert. Eine Projektplan Vorlage mit visuellen Elementen kann an dieser Stelle ebenfalls unterstützen.

Wenn Sie genau wissen, welche konkreten Ergebnisse Ihr Projekt liefern soll, können Sie im nächsten Schritt gezielt zurückarbeiten, um die notwendigen Schritte zu identifizieren. Das ist entscheidend, bevor Sie mit der nächsten Phase der Project Planning beginnen.

4. Handlungsorientierte Aufgaben entwickeln

Aufgabenmanagement ist ein zentraler Bestandteil jedes erfolgreichen Projektplans. Es hilft Ihrem Team genau zu verstehen, was getan werden muss – und wie es umgesetzt werden soll.

Zerlegen Sie Ihre zuvor definierten Ergebnisse (Deliverables) in umsetzbare Aufgaben, die Sie einzelnen Teammitgliedern zuweisen können. Hierfür können Sie Tools wie Confluence (für kleinere Teams und einfache Aufgabenlisten) oder Jira (für komplexere Projekte mit mehreren Teams, Aufgabenverlauf und Reporting-Funktionen) einsetzen.

„Lassen Sie sich bei der Planung der Arbeit von den geplanten Ergebnissen leiten“, sagt Jami Yazdani. „Zerlegen Sie jedes Ergebnis in immer kleinere Komponenten, bis Sie bei klaren, umsetzbaren Aufgaben angelangt sind.“

Ein Projektplan Beispiel: Wenn ein wichtiges Ergebnis mehrere Inhalte (z. B. Blogbeiträge) umfasst, wären die dazugehörigen Aufgaben z. B. Themenfindung, Recherche, Outline-Erstellung und Texterstellung.

Analysieren Sie anschließend, wie die einzelnen Aufgaben miteinander verknüpft sind. Planen und priorisieren Sie entsprechend und vergeben Sie sinnvolle Deadlines.

„Heben Sie Abhängigkeiten zwischen Aufgaben hervor – also Aufgaben, die erst nach Abschluss einer anderen Aufgabe beginnen können“, sagt Yazdani. „Listen Sie auch alle benötigten Ressourcen auf, um diese Aufgaben erfolgreich umzusetzen.“

Wenn eine Aufgabe mehrere Beteiligte hat – z. B. bei redaktionellen Aufgaben wie Peer-Reviews oder Interviews – hilft es, im Projektplan einen genauen Ablauf mit Zuständigkeiten und Zeitpunkten festzulegen. So vermeiden Sie Engpässe und sorgen für klare Übergaben.

5. Aufgaben und Fristen zuweisen

Jetzt geht es ans Eingemachte: Weisen Sie Aufgaben konkret zu und arbeiten Sie gemeinsam mit dem Team realistische Deadlines aus.

Wenn Mitarbeiter:innen in die Planung von Arbeitslasten und Terminen einbezogen werden, steigt ihr Verantwortungsbewusstsein – was wiederum die Qualität und Pünktlichkeit der Arbeit verbessert.

„Setzen Sie realistische und erreichbare Fristen für jede Aufgabe und jedes Ergebnis“, empfiehlt Yazdani. „Markieren Sie Fixtermine, berücksichtigen Sie Abhängigkeiten und fügen Sie Meilensteine oder Kontrollpunkte ein, um den Fortschritt zu überwachen und Erfolge zu feiern.“

Ein hilfreiches Tool ist hier eine gut strukturierte Projektplan Vorlage, die alle Aufgaben, Verantwortlichen und Deadlines übersichtlich darstellt.

6. Projektplan teilen, Feedback einholen und bei Bedarf anpassen

Sobald Sie alle Aufgaben und Deadlines strukturiert haben, haben Sie eine klare Vorstellung davon, wie und wann Ihr Projekt umgesetzt wird – und damit ist der erste Entwurf Ihres Projektplans fast abgeschlossen.

Aber: Damit ist der Projektplan noch nicht vollständig! Ein letzter, entscheidender Schritt fehlt noch.

„Teilen Sie den Plan mit Ihrem Projektteam und den wichtigsten Stakeholdern, und holen Sie aktiv Feedback ein, um eventuelle Verbesserungen vorzunehmen“, rät Jami Yazdani.

Ein Tool wie Confluence eignet sich besonders gut, um Wissen im Team transparent weiterzugeben. Durch Kommentare, Erwähnungen, Benachrichtigungen und gemeinsames Bearbeiten können Teammitglieder einfach Feedback geben und Diskussionen anstoßen. So entsteht ein gemeinsames Verständnis über Prioritäten und Vorgehensweise – ein wichtiger Teil jeder guten Project Planning Strategie.

Haben Sie das Feedback gesammelt und notwendige Anpassungen vorgenommen, gilt Ihr Projektplan als abgeschlossen. 🎉 Herzlichen Glückwunsch!

Aber: Während das Projekt voranschreitet, kann sich vieles ändern. Deshalb ist es wichtig, flexibel zu bleiben und Ihren Plan bei Bedarf anzupassen.

„Gehen Sie davon aus, dass Sie Ihren Plan regelmäßig aktualisieren müssen – z. B. wenn sich Anforderungen ändern, Verzögerungen auftreten oder Sie aus Rückmeldungen und Fehlern lernen“, sagt Yazdani. „Wenn Sie den Plan aktiv zur Steuerung und Erfolgsmessung nutzen, können Sie ihn im Laufe des Projekts kontinuierlich verfeinern – und Aufgaben sowie Deadlines gezielt anpassen, sobald neue Deliverables entstehen.“

Beispiel für einen einfachen Projektplan

Ein Projektplan muss keine komplizierte Excel-Tabelle mit mehreren Registerkarten und Dropdown-Menüs sein. Am besten nutzen Sie ein Projektplanungstool wie Confluence – oder zumindest eine Projektplan Vorlage, um sicherzustellen, dass Sie alle wichtigen Aspekte des Projekts abdecken. Ein einfacher Projektplan enthält folgende Elemente:

• Projektname, kurze Zusammenfassung und Zielsetzung
• Projektbeteiligte oder Teammitglieder, die das Projekt vorantreiben, inklusive ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten
• Wichtige Ergebnisse (Deliverables) und deren Fälligkeitsdaten
• Projektelemente, idealerweise unterteilt in Muss-Kriterien, Nice-to-have und außerhalb des Projektumfangs (Scope)
• Meilensteine, Verantwortliche für Meilensteine und ein Enddatum für das Projekt
• Referenzmaterialien, die für das Projekt relevant sind

Dieses projektplan beispiel zeigt, wie Sie mit einer klar strukturierten projektplan vorlage Ihr project planning effizient und übersichtlich gestalten können.

Best Practices für das Schreiben effektiver Projektpläne

Der Prozess der Projektplanung kann schnell zu einem Wirrwarr aus Zielen und Aufgaben werden, das ins Chaos führt. Diese bewährten Methoden bieten Ihnen jedoch einen Rahmen, um einen Projektplan zu erstellen, der zum Erfolg führt.

Nutzen Sie andere Projektpläne als Inspiration Es ist nicht nötig, das Rad bei jedem neuen Projekt neu zu erfinden! Stattdessen sollten Sie sich an anderen erfolgreichen Projektplänen orientieren und diese als Leitfaden verwenden, wenn Sie Ihren eigenen Projektplan erstellen.

„Schauen Sie sich Vorlagen und Pläne für ähnliche Projekte oder für andere Projekte innerhalb Ihrer Organisation oder Branche an, um Ideen für die Strukturierung und Erstellung Ihres eigenen Plans zu erhalten“, sagt Yazdani.

Mit einem passenden projektplan beispiel und einer gut gestalteten projektplan vorlage können Sie Ihre project planning Prozesse erheblich verbessern und effizienter gestalten.

Beziehen Sie Ihr Team in den Prozess ein

Vielleicht sind Sie für die Leitung des Projekts verantwortlich. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie den Projektplan alleine schreiben müssen – oder sogar sollten.

„Arbeiten Sie mit Ihrem Projektteam und den wichtigen Stakeholdern zusammen, um den Projektplan zu erstellen“, sagt Yazdani. „Die Mitwirkung am Projektplan fördert die Akzeptanz der Projektziele und unterstützt das Engagement während des gesamten Projekts.“

Mit Tools wie Confluence können Sie Projektdetails an einem zentralen Ort organisieren und den Projektplan gemeinsam entwickeln.

Perfektion darf nicht zum Feind des Guten werden

Es ist verlockend, den Projektplan immer wieder zu überarbeiten, um jedes Detail perfekt zu gestalten. Doch zu viel Zeit mit Perfektionismus zu verbringen, kann das Projekt verzögern. Lassen Sie daher Perfektion nicht zum Feind des Guten werden und bleiben Sie flexibel, Ihren Projektplan bei Bedarf anzupassen.

„Konzentrieren Sie sich auf die Ergebnisse, nicht auf die Perfektion des Plans“, betont Yazdani. „Es wäre ideal, wenn der erste Entwurf unseres Plans keine Änderungen mehr benötigt, unser Team inspiriert und den Projekterfolg sichert. Doch unser Ziel sollte kein perfekter Plan sein, sondern ein Plan, der es uns ermöglicht, die Projektziele erfolgreich zu erreichen. Die Fähigkeit, auf Veränderungen und neue Anforderungen zu reagieren, ist wichtiger als Perfektion.“