「この会議、何のためにやってるんだっけ？」そんな疑問を感じたこと、ありませんか？
働き方改革が叫ばれる今、会議の効率化は最優先の課題。実はそのカギを握るのが、会議の議題なんです。何を話し合うか、どう決めるか、それだけで会議の成果も働き方も大きく変わります。
この記事では、働き方改革の視点から、無駄のない会議を実現する「議題の選び方」や「テンプレート例」「会議ネタの探し方」などを、分かりやすくお伝えしていきます。
会議の議題が重要な理由とは？
働き方改革で注目される「会議時間の短縮」
日本企業の多くが抱える問題、それは「会議が長すぎる」こと。特にオンライン会議になってからは、誰もが参加しやすくなった半面、目的が曖昧な会議が増えているという声も。
ここで大事なのが、「会議の議題」をしっかり決めること。議題がぼんやりしていると、参加者も話の焦点が定まらず、結果的に時間だけが過ぎていきます。
議題を明確にするとどうなる？
- ゴールが明確になり、発言が具体的になる
- 意見のぶつかり合いが減り、前向きな議論ができる
- 決定事項が見えやすくなる
- 会議後のアクションが明確になる
つまり、会議の議題が明確なだけで、働き方も効率化されるというわけです。
会議の議題ネタに困ったら？
よくある「会議議題ネタ切れ」の原因
「毎週の定例会、ネタがない…」という悩み、意外と多いですよね。 でもそれ、発想の切り口を変えるだけで解決できます。
会議議題ネタの見つけ方
- 前回の会議から進捗や課題を拾う
- 社内の他チームと情報交換してみる
- 顧客やユーザーの声からヒントを得る
- 社内アンケートで困りごとを聞いてみる
会議議題ネタのチェックリスト
- 【進捗確認】今週のタスク達成率と課題
- 【改善提案】業務フローのどこに無駄がある？
- 【共有事項】社内連絡・新制度・人事情報など
- 【意見募集】制度やツールに対するフィードバック
こうした視点で拾っていくと、自然と議題候補が集まってきますよ。
会議議題テンプレートで準備をラクに！
テンプレート化のメリット
「毎回イチから考えるのは面倒…」という方におすすめなのが、会議議題テンプレート。 テンプレートがあれば、考える手間を減らしつつ、内容の質も担保できます。
会社会議・運営推進会議の議題テンプレート例
【定例会議テンプレート】
- 議題①：今週のKPI進捗
- 議題②：困っている業務 or 課題
- 議題③：他部署との連携状況
- 議題④：次週に向けてのアクション
【プロジェクト推進会議テンプレート】
- 議題①：マイルストーン達成状況
- 議題②：リスク・トラブルの共有
- 議題③：次のステップと担当者の確認
【運営推進会議 議題 例】
- 議題①：施策実施後の効果検証
- 議題②：メンバーのリソース調整
- 議題③：新施策案の検討
こうしたテンプレートを活用すれば、準備の時短にもつながります。
会議の議題を決める3つのステップ
ステップ1：目的を明確にする
何のための会議か？を最初に決めましょう。
- 情報共有？
- 意見集約？
- 意思決定？
この目的によって、適切な議題も変わります。
ステップ2：参加メンバーに合わせて内容を絞る
例えば経営層が入るなら戦略系、現場メンバーが中心なら業務改善系の話が合います。 「誰に向けた議題か」を意識することがポイントです。
ステップ3：ゴールと時間配分を設定する
「この議題は15分で意見をまとめる」など、時間枠を決めておくとダラダラしません。 また、「決定まで持っていく」「方向性だけ確認する」といったゴールの設定も重要です。
会議の議題例から学ぶ！成功する会議のパターン
会社会議 議題 例
- 新サービス立ち上げの進捗と課題
- 顧客対応マニュアルの見直し案
- チームの業務負荷バランスの確認
チームミーティングで使える会議議題 例
- 今週の困りごととその原因
- 作業効率を下げている要因の洗い出し
- 来月以降の業務分担計画
成功する議題の共通点
- 明確な目的がある
- 解決したい課題が具体的
- 会議後のアクションがイメージできる
こうした議題があると、会議の生産性がグッと上がります。
働き方改革とともに、設備も見直そう
ここまで「会議の議題」にフォーカスしてきましたが、もうひとつ見直すべきものがあります。 それが会議の環境と設備です。
議題が良くても、音声が聞き取りにくかったり、発言者が見えなかったりすると、会議の質は落ちてしまいます。
最近では、360度対応のカメラや、周囲の音を拾わず会話をクリアに届けるヘッドセットなど、働き方改革に対応した機器も続々登場しています。
こうした設備も含めて見直すことで、「議題」→「議論」→「実行」がスムーズに回る、理想の会議環境が整いますよ。
まとめ：会議の議題から始める働き方改革
働き方改革というと制度や時間の見直しが注目されがちですが、実は日々の会議の議題こそが大きな鍵を握っています。
議題がクリアになれば、会議は短く・深く・成果につながる時間になります。そして、その成果が積み重なることで、働き方そのものが変わっていくのです。
ぜひ、次の会議では「何を話し合うのか」から、じっくり見直してみてください。
