「会議が思ったより長引いた」「話が脱線してまとまらなかった」「そもそも何のための会議だったのか分からない」……。
こうした声、あなたの職場にもありませんか？
特にWeb会議では、対面と違って空気感をつかみにくく、発言のタイミングも難しいですよね。
だからこそ、会議進行の力が問われるのがWeb会議です。
この記事では、「Web会議をうまく進行させたい」と悩むあなたに向けて、今日から実践できる進行のコツを7つのポイントでわかりやすく紹介していきます。
読み終えるころには、「次の会議、ちょっとやってみようかな」と思えるはずです！
会議進行の基本ステップを押さえよう
会議進行とは？その役割と重要性
会議の進行とは、参加者の発言を整理しながら、会議の目的に向かって話をまとめていく役割のことです。
リアルでもWebでも変わらず大切なのは、時間の管理・話題の整理・結論の明確化の3つ。
特にWeb会議では、マイクやカメラ越しで「場」を仕切る必要があるため、少し工夫が必要です。
進行役・司会の違いって？
「会議の進行役」と「司会」は同じようで微妙に違います。
- 司会：会議の流れを案内する役割
- 進行役：会議議題の深掘り・整理・時間管理も担当
小規模なWeb会議では両方を1人で担うことも多いですね。
失敗しないWeb会議進行の準備とは？
進行台本・シナリオは用意しておく
会議進行をスムーズに進めるには、事前のシナリオ設計が重要です。
シナリオには、会議の目的・参加者・時間配分・進行の流れ・想定される質疑応答まで含めると理想的です。
例えば、以下のようなシナリオの構成がおすすめです：
会議進行シナリオ例：
- 開会の挨拶（進行役）
- 目的とゴールの確認（1〜2分）
- 議題の提示（議題ごとに時間を明記）
- 発言ルールの共有（挙手制、チャット使用など）
- 議論・意見交換（各議題に沿って）
- 決定事項・次回のアクション確認
- 閉会の挨拶と次回日程の共有
会議進行表テンプレート例：
| 時間配分 | 内容 | 担当 |
|---|---|---|
| 1分 | 開会の挨拶 | 進行役 |
| 2分 | 目的の共有 | 進行役 |
| 10分 | 議題1：〇〇〇〇 | 各担当者 |
| 10分 | 議題2：〇〇〇〇 | 各担当者 |
| 5分 | 質疑応答 | 全員 |
| 3分 | アクション確認 | 進行役 |
| 2分 | 閉会・日程共有 | 進行役 |
こうした表形式で可視化すると、全員が「今どこにいるか」が分かりやすく、会議が流れやすくなります。
特にWeb会議では、参加者が画面越しに見通しを持てる工夫があると、集中力が続きやすくなります。
Web会議ならではの進行ポイント
誰が話してるか分からない問題
Web会議でよくあるのが、「誰が話しているのか分かりづらい」問題です。
進行役は以下の点に注意しましょう：
- 発言者の名前を明言する（例：「では、田中さんお願いします」）
- マイクのオン・オフを確認する
- 名前を呼ばれたら即反応するよう事前にルール化
フィラー（無意識な言葉）を減らす工夫
「えー」「あのー」などのフィラーが多いと、会議全体がぼんやりしてしまいます。
進行役自身が意識してフィラーを減らすのはもちろん、他の参加者にも「考えてから話す文化」を促すと◎。
ポイントは：
- ゆっくり話すことでフィラーを防げる
- 発言の前に1〜2秒考える時間を取る
- 「沈黙＝悪」ではないことを全員に共有しておく
これだけでも、全体の会話がぐっと締まります。
進行中のトラブル対応
トラブル時は焦らず、シンプルな対応が一番です。
- 音が聞こえにくい → チャットでフォロー
- マイクが反応しない → 再起動 or スマホ参加へ誘導
こうした事態を想定しておくだけでも、進行役の安心感が全く違います。
時間内に終わる進行術とは？
事前に「会議進行表」や「会議進行シナリオ」を元に時間配分を決めておきましょう。
時間配分の見える化で、議題ごとにしっかりとメリハリをつけられます。
また、進行役はタイムキーパー役も兼任することが多いため、こまめに時間を確認する習慣を。
発言の偏りを防ぐ進行テクニック
順番に意見を聞く
声が大きい人が主導してしまい、他の人が話せない……そんな経験はありませんか？
この場合、ラウンドテーブル方式で「順番に聞く」進行スタイルが効果的。
例：「お一人ずつコメントいただければと思います。まずは佐藤さんからお願いします」
発言を平等に配分することで、会議の質も向上します。
発言しやすい雰囲気づくり
進行役がちょっと笑顔で「お気軽にどうぞ」と一言添えるだけで、空気が和らぎます。
会議の進行って、雰囲気づくりも大事なんですよね。
会議の最後をどう締めくくるか？
議事録で振り返りをサポート
議事録をきちんと共有することが、会議の「成果」を形にします。
- 誰が何を担当するか
- 次回会議までの宿題は？
これらを明確にするのも進行役の大切な仕事。
最後に一言、「本日もご参加ありがとうございました。次回もよろしくお願いします」と添えると、印象も良く締まります。
会議進行に役立つ便利ツールも活用しよう
Web会議を支える“見えない味方”
進行のしやすさは、「環境」にも大きく左右されます。
例えば、声がクリアに届き、全員の表情がしっかり映る会議用スピーカーフォンや高性能Webカメラがあると、進行もぐっとラクになります。
最近では、マイク・スピーカー・カメラが一体型になっているタイプもあり、複数人での会議でも“誰が話しているか”が明確。
こうした会議室の設備が整っているだけで、進行役の負担が大きく減るのです。
特に声が途切れたり、誰かの映像が止まってしまったりするトラブルを防ぐためにも、信頼できる機器の導入は検討の価値ありです。
まとめ｜“仕切れる人”がチームを強くする
「進行役」というと少し堅く聞こえるかもしれませんが、実は一番“人間力”が活かせる役割でもあります。
・気配り ・リズム感 ・言葉の選び方
どれも完璧でなくていいんです。
会議を前向きな時間にするために、あなたの“進行力”をぜひ育てていきましょう。
あなたの次のWeb会議が、ちょっとだけ楽しく、ちょっとだけ実りある時間になりますように。
